5/5 - (1 vote)

Αν βλέπεις το μήνυμα «Ο αποθηκευτικός χώρος στο Gmail εξαντλήθηκε», δεν είσαι μόνος! 📩 Με τον καιρό, τα email με συνημμένα, οι προωθήσεις και τα spam γεμίζουν τον λογαριασμό σου. Στον παρακάτω οδηγό θα δεις πώς να αδειάσω χώρο στο Gmail βήμα-βήμα, ώστε να συνεχίσεις να λαμβάνεις και να στέλνεις μηνύματα χωρίς προβλήματα.

Το Gmail σας είναι γεμάτο και δεν μπορείτε να λάβετε νέα email; Αυτός ο οδηγός είναι για όσους αντιμετωπίζουν το μήνυμα “αποθηκευτικός χώρος Gmail γεμάτος” και θέλουν να μάθουν πώς να αδειάσουν χώρο γρήγορα και αποτελεσματικά.

Θα σας δείξουμε τρόπους για διαγραφή περιττών email που καταλαμβάνουν πολύτιμο χώρο, καθώς και τεχνικές διαχείρισης συνημμένων Gmail που συχνά είναι οι μεγαλύτεροι “ένοχοι” για το γεμάτο Gmail. Επιπλέον, θα μάθετε πώς να ρυθμίσετε φίλτρα Gmail για να αποφύγετε το πρόβλημα στο μέλλον.

Με αυτόν τον βήμα-βήμα οδηγό καθαρισμού Gmail, θα ανακτήσετε χώρο και θα οργανώσετε το email σας μια για πάντα.

Κατανόηση του χώρου στο Gmail, δείτε πως να αδειάσω χώρο στο Gmail

Table of Content Appear

Πώς να ελέγξετε τον διαθέσιμο χώρο στο Google Drive

Για να κατανοήσετε πλήρως την κατάσταση του αποθηκευτικού χώρου Gmail, πρέπει πρώτα να εξοικειωθείτε με τον τρόπο που το Google διαχειρίζεται τον χώρο αποθήκευσης. Ο αποθηκευτικός χώρος του Gmail είναι άμεσα συνδεδεμένος με τον γενικό χώρο του Google Drive, καθώς και τα δύο υπηρεσίες μοιράζονται το ίδιο όριο αποθήκευσης.

Για να ελέγξετε τον διαθέσιμο χώρο, μεταβείτε στις ρυθμίσεις του λογαριασμού σας Google και επιλέξτε την καρτέλα “Αποθηκευτικός Χώρος”. Εκεί θα δείτε αναλυτικά πόσος χώρος χρησιμοποιείται από κάθε υπηρεσία – Gmail, Google Drive και Google Photos. Αυτή η πληροφορία είναι κρίσιμη για να καταλάβετε πού εστιάζεται το πρόβλημα του περιορισμένου χώρου.

Ποια στοιχεία καταλαμβάνουν χώρο στο Gmail

Όταν πρόκειται για διαχείριση συνημμένων Gmail και γενικότερα τον καθαρισμό Gmail, είναι σημαντικό να κατανοήσετε ποια στοιχεία καταναλώνουν τον πολυτιμότερο χώρο στο λογαριασμό σας.

Τα κύρια στοιχεία που καταλαμβάνουν χώρο περιλαμβάνουν:

Email με συνημμένα αρχεία: Ιδιαίτερα αρχεία εικόνων, βίντεο, παρουσιάσεων και εγγράφων
Μηνύματα με εικόνες: Ενσωματωμένες φωτογραφίες στο κείμενο του email
Αρχειοθετημένα emails: Παλιά μηνύματα που δεν έχετε διαγράψει
Spam και Κάδος Ανακύκλωσης: Μηνύματα που παραμένουν στους φακέλους αυτούς
Αντίγραφα αποσταλμένων μηνυμάτων: Ιδιαίτερα αυτά με μεγάλα συνημμένα

Αναγνώριση μηνυμάτων με μεγάλα συνημμένα

The διαγραφή περιττών email αποτελεί το πιο αποτελεσματικό βήμα για το αδείασμα χώρου Gmail. Για να εντοπίσετε γρήγορα τα μηνύματα που καταναλώνουν περισσότερο χώρο, χρησιμοποιήστε την προηγμένη αναζήτηση του Gmail με συγκεκριμένες εντολές.

Στη γραμμή αναζήτησης, πληκτρολογήστε:

has:attachment larger:10M για εύρεση email με συνημμένα μεγαλύτερα των 10MB
has:attachment larger:5M για συνημμένα άνω των 5MB
has:attachment larger:25M για τα μεγαλύτερα αρχεία

Αυτές οι εντολές θα σας επιτρέψουν να δείτε ακριβώς ποια μηνύματα καταναλώνουν τον περισσότερο χώρο. Ταξινομήστε τα αποτελέσματα κατά ημερομηνία ή μέγεθος για να προσδιορίσετε προτεραιότητες διαγραφής email Gmail. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να αντιμετωπίσετε αποτελεσματικά το πρόβλημα Gmail χώρος γεμάτος και να ανακτήσετε πολύτιμο αποθηκευτικό χώρο.

Διαγραφή περιττών email

Εύρεση και διαγραφή παλιών μηνυμάτων

The διαγραφή περιττών email αποτελεί το πρώτο και πιο αποτελεσματικό βήμα για να αδειάσετε χώρο στο Gmail. Για να διαγράψετε παλιά μηνύματα μαζικά, χρησιμοποιήστε τη γραμμή αναζήτησης με ειδικές εντολές που θα σας βοηθήσουν να εντοπίσετε ακριβώς τα email που θέλετε.

Πληκτρολογήστε older_than:2y στη γραμμή αναζήτησης για να εμφανιστούν όλα τα email παλαιότερα των δύο ετών. Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το older_than:24m για την ίδια χρονική περίοδο. Μετά την εισαγωγή της εντολής, πατήστε Enter και θα δείτε όλα τα αντίστοιχα μηνύματα.

Για να επιλέξετε όλα τα email στη σελίδα, κάντε κλικ στο κουτάκι επιλογής στην κορυφή της λίστας. Στη συνέχεια, θα εμφανιστεί η επιλογή “Επιλογή όλων των συνομιλιών που ταιριάζουν σε αυτήν την αναζήτηση” – κάντε κλικ εκεί για να συμπεριλάβετε κάθε email παλαιότερο των δύο ετών. Τέλος, κάντε κλικ στο εικονίδιο κάδου απορριμμάτων για διαγραφή.

Διαχείριση αυτόματων ειδοποιήσεων και newsletters

Τα αυτόματα emails και τα newsletters συχνά καταλαμβάνουν σημαντικό χώρο στο Gmail σας χωρίς να έχουν ιδιαίτερη αξία. Αυτά τα μηνύματα συσσωρεύονται γρήγορα και μπορούν να γεμίσουν τον αποθηκευτικό χώρος Gmail your.

Για να εντοπίσετε γρήγορα τέτοια μηνύματα, χρησιμοποιήστε αναζητήσεις με λέξεις-κλειδιά όπως “unsubscribe”, “newsletter” ή “notification”. Μπορείτε επίσης να αναζητήσετε συγκεκριμένους αποστολείς που στέλνουν συχνά προωθητικά μηνύματα.

Αφού εντοπίσετε αυτά τα email, επιλέξτε τα όλα και διαγράψτε τα μαζικά. Αυτή η προσέγγεια θα σας εξοικονομήσει πολύτιμο χώρο και θα καθαρίσει το inbox σας από περιττό περιεχόμενο που δεν συμβάλλει στην καθημερινή σας επικοινωνία.

Μόνιμη διαγραφή από τον κάδο ανακύκλωσης

Μετά τη διαγραφή των email, αυτά μετακινούνται στον κάδο ανακύκλωσης (Trash folder) όπου παραμένουν για 30 ημέρες πριν διαγραφούν αυτόματα. Ωστόσο, για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία καθαρισμού Gmail και να απελευθερώσετε άμεσα χώρο, πρέπει να αδειάσετε χειροκίνητα τον κάδο.

Πηγαίνετε στον φάκελο “Κάδος απορριμμάτων” στην αριστερή πλευρική μπάρα και κάντε κλικ στην επιλογή “Άδειασμα κάδου απορριμμάτων τώρα”. Αυτή η ενέργεια θα διαγράψει μόνιμα όλα τα email από τον κάδο και θα απελευθερώσει τον χώρο στον λογαριασμό σας.

Σημειώστε ότι η μόνιμη διαγραφή είναι μη αναστρέψιμη, οπότε βεβαιωθείτε ότι δεν χρειάζεστε κανένα από τα email που βρίσκονται στον κάδο πριν προχωρήσετε σε αυτό το βήμα.

Διαχείριση συνημμένων αρχείων

Εντοπισμός μηνυμάτων με μεγάλα attachments

Για να αδειάσετε αποτελεσματικά χώρο στο Gmail, είναι απαραίτητο να εντοπίσετε πρώτα τα μηνύματα που περιέχουν μεγάλα συνημμένα αρχεία. Αυτά συχνά καταλαμβάνουν το μεγαλύτερο μέρος του αποθηκευτικού χώρου Gmail.

Η πιο αποτελεσματική μέθοδος είναι η χρήση της λειτουργίας αναζήτησης του Gmail με ειδικούς όρους:

Πληκτρολογήστε has:attachment larger:10M στο πεδίο αναζήτησης για να βρείτε μηνύματα με συνημμένα μεγαλύτερα των 10MB
Χρησιμοποιήστε larger:25M για συνημμένα άνω των 25MB
Για ακόμα μεγαλύτερα αρχεία, δοκιμάστε larger:50M

This διαχείριση συνημμένων Gmail σας επιτρέπει να ταξινομήσετε τα αποτελέσματα κατά μέγεθος και να εστιάσετε στα πιο “βαριά” μηνύματα που καταλαμβάνουν περισσότερο χώρο.

Αποθήκευση συνημμένων στο Google Drive

Αφού εντοπίσετε τα μηνύματα με μεγάλα attachments, το επόμενο βήμα είναι να αποθηκεύσετε τα σημαντικά συνημμένα σε εξωτερικό χώρο πριν προχωρήσετε στη διαγραφή των μηνυμάτων.

The Google Drive αποτελεί την ιδανική λύση:

Ανοίξτε το email με το συνημμένο που θέλετε να διατηρήσετε
Κάντε κλικ στο εικονίδιο του συνημμένου αρχείου
Επιλέξτε “Αποθήκευση στο Drive” από το μενού επιλογών
Επιλέξτε τον φάκελο προορισμού στο Google Drive
Επιβεβαιώστε την αποθήκευση

Αυτή η στратηγική σας επιτρέπει να καθαρίσετε το Gmail χωρίς να χάσετε σημαντικά αρχεία, μεταφέροντας τα συνημμένα σε χώρο που δεν επηρεάζει το όριο του Gmail.

Διαγραφή μηνυμάτων με περιττά συνημμένα

Με τα σημαντικά συνημμένα ασφαλώς αποθηκευμένα, μπορείτε τώρα να προχωρήσετε στη διαγραφή περιττών email με συνημμένα.

Ακολουθήστε αυτά τα βήματα:

Επιλέξτε τα μηνύματα που περιέχουν περιττά ή άχρηστα συνημμένα
Χρησιμοποιήστε το κουτάκι επιλογής για να επιλέξετε πολλαπλά μηνύματα ταυτόχρονα
Κάντε κλικ στο εικονίδιο “Διαγραφή” (κάδος)
Μεταβείτε στον φάκελο “Κάδος” και επιλέξτε “Οριστική διαγραφή”

Προσοχή: Βεβαιωθείτε ότι έχετε αποθηκεύσει όλα τα σημαντικά συνημμένα πριν από την οριστική διαγραφή, καθώς αυτή η ενέργεια είναι μη αναστρέψιμη και θα απελευθερώσει σημαντικό χώρο από τον αποθηκευτικό χώρο Gmail.

Οργάνωση και καθαρισμός φακέλων

Άδειασμα του φακέλου Spam

Ο φάκελος Spam αποτελεί έναν από τους πιο παραμελημένους χώρους στο Gmail που συσσωρεύει σημαντικό όγκο δεδομένων με την πάροδο του χρόνου. Η οργάνωση φακέλων Gmail ξεκινά από τον καθαρισμό αυτού του φακέλου, καθώς μπορεί να περιέχει χιλιάδες ανεπιθύμητα μηνύματα που καταναλώνουν πολύτιμο αποθηκευτικό χώρο Gmail.

Για να αδειάσετε τον φάκελο Spam, ακολουθήστε αυτά τα βήματα:

Μεταβείτε στον φάκελο “Spam” από την αριστερή πλαϊνή μπάρα
Επιλέξτε όλα τα μηνύματα κλικάροντας το τετραγωνάκι επιλογής στην κορυφή
Κλικάρετε “Διαγραφή οριστικά” για να απελευθερώσετε αμέσως χώρο

Η τακτική διαγραφή περιττών email από τον φάκελο Spam είναι κρίσιμη, καθώς αυτά τα μηνύματα διαγράφονται αυτόματα μόνο μετά από 30 ημέρες.

Καθαρισμός του φακέλου Sent

Ο φάκελος Sent συχνά παραβλέπεται κατά τον καθαρισμό Gmail, αλλά μπορεί να περιέχει σημαντικά δεδομένα, ιδιαίτερα αν στέλνετε συχνά email με μεγάλα συνημμένα αρχεία. Η διαχείριση συνημμένων Gmail περιλαμβάνει και τον έλεγχο των αποστολών σας.

Για αποδοτικό καθαρισμό του φακέλου Sent:

Χρησιμοποιήστε το φίλτρο “has:attachment larger:10M” για να εντοπίσετε μηνύματα με μεγάλα συνημμένα
Ταξινομήστε τα email κατά ημερομηνία και διαγράψτε παλιά μηνύματα που δεν είναι πλέον απαραίτητα
Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας σημαντικών αποστολών πριν τη διαγραφή

Διαχείριση προσχεδίων (Drafts)

Ο φάκελος Drafts συχνά περιέχει ημιτελή μηνύματα που συσσωρεύονται με την πάροδο του χρόνου. Αυτός ο τακτικός καθαρισμός αποτελεί μέρος της συνολικής στρατηγικής για το πώς να αδειάσω Gmail αποδοτικά.

Για τη διαχείριση των προσχεδίων:

Ενέργεια	Description
Ανασκόπηση	Ελέγξτε κάθε προσχέδιο για το περιεχόμενό του
Ολοκλήρωση	Στείλτε ή αποθηκεύστε σημαντικά προσχέδια
Διαγραφή	Αφαιρέστε ημιτελή ή άχρηστα προσχέδια

Now that we have covered τις βασικές τεχνικές οργάνωσης φακέλων, η τακτική εφαρμογή αυτών των πρακτικών θα διατηρήσει το Gmail σας καθαρό και οργανωμένο, συμβάλλοντας σημαντικά στην εξοικονόμηση αποθηκευτικού χώρου.

Χρήση φίλτρων για αυτοματοποίηση

Δημιουργία φίλτρων για αυτόματη διαγραφή

Τα φίλτρα του Gmail αποτελούν ισχυρό εργαλείο για την αυτόματη διαχείριση των εισερχόμενων email και την εξοικονόμηση αποθηκευτικού χώρου. Μπορείτε να δημιουργήσετε φίλτρα που να διαγράφουν αυτόματα ανεπιθύμητα μηνύματα πριν καν φτάσουν στα εισερχόμενά σας.

Για να δημιουργήσετε ένα φίλτρο αυτόματης διαγραφής:

Πηγαίνετε στη γραμμή αναζήτησης του Gmail και κάντε κλικ στο εικονίδιο φίλτρου
Προσθέστε το email από το οποίο δεν θέλετε να λαμβάνετε επικοινωνίες στο πεδίο “Από”
Ορίστε την ημερομηνία για τη διάρκεια που θα περιλαμβάνει παλαιότερα email προς διαγραφή
Κάντε κλικ στο “Δημιουργία φίλτρου”
Επιλέξτε την επιλογή “Διαγραφή” και “Εφαρμογή φίλτρου σε αντίστοιχες συνομιλίες”
Επιβεβαιώστε τη δημιουργία του φίλτρου

Αυτός ο τρόπος είναι ιδιαίτερα χρήσιμος για spam αποστολείς που δεν σέβονται τα αιτήματα διαγραφής συνδρομής ή για μηνύματα που ξεπερνούν τα φίλτρα spam του Gmail.

Ρύθμιση κανόνων για νέα μηνύματα

Η ρύθμιση κανόνων για νέα μηνύματα σας επιτρέπει να αυτοματοποιήσετε τη διαχείριση του εισερχόμενου ταχυδρομείου σας με διάφορους τρόπους. Τα φίλτρα Gmail μπορούν να εκτελέσουν τις εξής ενέργειες:

Παράκαμψη εισερχόμενων: Αρχειοθέτηση email ώστε να μην εμφανίζονται στα εισερχόμενα
Σήμανση ως αναγνωσμένο: Αυτόματη σήμανση νέων email ως ‘αναγνωσμένα’
Προσθήκη αστεριού: Αυτόματη σήμανση με αστέρι
Εφαρμογή ετικέτας: Προσθήκη συγκεκριμένης ετικέτας Gmail
Προώθηση: Αυτόματη προώθηση σε άλλη διεύθυνση email
Διαγραφή: Αποστολή στον κάδο απορριμμάτων
Ποτέ στο Spam: Εντολή στο Gmail να μην στέλνει συγκεκριμένα email στο Spam
Σήμανση ως σημαντικό: Αυτόματη σήμανση ως σημαντικό
Κατηγοριοποίηση: Αυτόματη κατηγοριοποίηση σε καρτέλες όπως Κύρια, Κοινωνικά, Ενημερώσεις

Αυτόματη κατηγοριοποίηση εισερχόμενων

Η αυτόματη κατηγοριοποίηση εισερχόμενων είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος οργάνωσης του Gmail σας. Χρησιμοποιώντας τις καρτέλες εισερχόμενων του Gmail, μπορείτε να διαχωρίσετε τα email σε κατηγορίες όπως Κύρια, Κοινωνικά, Ενημερώσεις.

Για να ενεργοποιήσετε τις καρτέλες εισερχόμενων:

Κάντε κλικ στο εικονίδιο γραναζιού στην επάνω δεξιά γωνία
Επιλέξτε “Δείτε όλες τις ρυθμίσεις”
Κάντε κλικ στην καρτέλα “Εισερχόμενα”
Στο “Τύπος Εισερχόμενων”, επιλέξτε “Προεπιλογή”
Επιλέξτε τις καρτέλες που θέλετε να βλέπετε

Στη συνέχεια, μπορείτε να δημιουργήσετε φίλτρα που να κατευθύνουν αυτόματα συγκεκριμένα email στην κατάλληλη κατηγορία:

Πηγαίνετε στη γραμμή αναζήτησης και εφαρμόστε το φίλτρο
Επιλέξτε “Κατηγοριοποίηση ως:”
Επιλέξτε την κατηγορία που θέλετε από το αναπτυσσόμενο μενού
Δημιουργήστε το φίλτρο

Με αυτόν τον τρόπο, τα newsletter θα πηγαίνουν αυτόματα στις “Ενημερώσεις”, τα μηνύματα κοινωνικών δικτύων στα “Κοινωνικά”, ενώ τα σημαντικά email θα παραμένουν στην “Κύρια” καρτέλα, βοηθώντας σας να εστιάσετε στα πραγματικά σημαντικά μηνύματα.

Προληπτικά μέτρα για το μέλλον

Κανονικός καθαρισμός του λογαριασμού

Η τακτική συντήρηση του Gmail αποτελεί τον πιο αποτελεσματικό τρόπο αποφυγής προβλημάτων χώρου. Η καθημερινή διαχείριση των emails και η εβδομαδιαία αξιολόγηση του περιεχομένου του λογαριασμού μπορούν να αποτρέψουν τη συσσώρευση περιττών δεδομένων.

Προγραμματίστε μηνιαίες ενέργειες καθαρισμού που περιλαμβάνουν τη διαγραφή παλιών emails χρησιμοποιώντας την αναζήτηση older_than:4y για εντοπισμό μηνυμάτων ηλικίας άνω των τεσσάρων ετών. Επίσης, αναζητήστε emails με μεγάλα συνημμένα χρησιμοποιώντας has:attachment larger:10MB και διαγράψτε αυτά που δεν χρειάζεστε.

Μη ξεχνάτε να αδειάζετε τακτικά τους φακέλους Spam και Trash, καθώς τα emails σε αυτούς τους φακέλους εξακολουθούν να καταλαμβάνουν χώρο. Ενώ τα spam emails διαγράφονται αυτόματα μετά από 30 ημέρες και τα emails στον Trash μετά από 30 ημέρες, η χειροκίνητη διαγραφή εξοικονομεί αμέσως χώρο.

Διαχείριση εγγραφών σε mailing lists

Η διαχείριση των εγγραφών σας σε mailing lists αποτελεί κρίσιμο στοιχείο για τη μακροπρόθεσμη διατήρηση του χώρου στο Gmail. Πολλά emails από newsletters και ενημερωτικά δελτία συσσωρεύονται με την πάροδο του χρόνου, καταλαμβάνοντας σημαντικό χώρο.

Αξιολογήστε τακτικά τις εγγραφές σας και καταργήστε τις συνδρομές από lists που δεν σας ενδιαφέρουν πλέον. Χρησιμοποιήστε το κουμπί “Unsubscribe” που συνήθως βρίσκεται στο κάτω μέρος των emails ή στη γραμμή θέματος.

Για τις εγγραφές που θέλετε να διατηρήσετε, δημιουργήστε ειδικά φίλτρα που θα οργανώνουν αυτόματα τα εισερχόμενα emails σε συγκεκριμένους φακέλους. Αυτό διευκολύνει την περιοδική διαγραφή παλαιότερων ενημερώσεων που δεν είναι πλέον σχετικές.

Χρήση εναλλακτικών λύσεων αποθήκευσης

Η εξερεύνηση εναλλακτικών λύσεων αποθήκευσης μπορεί να μειώσει σημαντικά την πίεση στο Gmail σας. Το Google Takeout αποτελεί εξαιρετική επιλογή για τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των emails σας σε εξωτερικές συσκευές ή άλλους υπολογιστές.

Για μεγάλα συνημμένα αρχεία, εξετάστε τη χρήση εξωτερικών υπηρεσιών cloud storage όπως Dropbox ή OneDrive. Αντί να αποστέλλετε μεγάλα αρχεία μέσω Gmail, μπορείτε να τα ανεβάσετε σε αυτές τις υπηρεσίες και να μοιραστείτε συνδέσμους.

Η τακτική χρήση του Google Takeout Transfer για τη μεταφορά παλαιότερων emails σε προσωπικούς λογαριασμούς Google εκτός του πανεπιστημίου ή της εργασίας σας μπορεί να διατηρήσει τα σημαντικά δεδομένα ενώ ταυτόχρονα απελευθερώνει χώρο. Αυτή η προσέγγιση εξασφαλίζει ότι δεν θα χάσετε σημαντικές πληροφορίες ενώ διατηρείτε τον λογαριασμό Gmail σας οργανωμένο και λειτουργικό.

Η διαχείριση του χώρου στο Gmail δεν είναι πολύπλοκη διαδικασία, αρκεί να ακολουθήσετε τα σωστά βήματα. Μέσω της κατανόησης του διαθέσιμου χώρου, της διαγραφής περιττών email και της έξυπνης διαχείρισης συνημμένων αρχείων, μπορείτε να ανακτήσετε σημαντικό χώρο στο λογαριασμό σας. Η οργάνωση των φακέλων και η χρήση φίλτρων για αυτοματοποίηση κάνουν τη διαδικασία ακόμα πιο αποτελεσματική.

Θυμηθείτε ότι η πρόληψη είναι το κλειδί για να αποφύγετε μελλοντικά προβλήματα χώρου. Εφαρμόστε τακτικά αυτές τις τεχνικές και θα διατηρήσετε το Gmail σας οργανωμένο και λειτουργικό. Ξεκινήστε σήμερα με τη διαγραφή των παλαιότερων email και την εφαρμογή των προληπτικών μέτρων που παρουσιάστηκαν.

👉 Βίντεο Tutorial εδώ.

XNWeb Services

Eshop - Woocommerce

Gmail, Education

Πώς να αδειάσω χώρο στο Gmail (βήμα-βήμα), απλά και αναλυτικά