Τι είναι ο σαρωτής εγγράφων και πώς μπορεί να βοηθήσει στην επιχείρησή σας, σαρωτής κινητού

Τι είναι ο σαρωτής εγγράφων και πώς μπορεί να σας βοηθήσει στην επιχείρησή σας

Στον σημερινό ψηφιακό κόσμο, οι επιχειρήσεις αντιμετωπίζουν συνεχώς νέες ευκαιρίες και προκλήσεις. Στο παρελθόν, οι επιχειρήσεις διατηρούσαν φυσικά αρχεία και έγγραφα – από τιμολόγια και αποδείξεις μέχρι συμβάσεις και φορτωτικές – αλλά με την τεχνολογία να έχει πλέον διαδοθεί πολύ περισσότερο, οι επιχειρήσεις έχουν στραφεί στην ψηφιακή αποθήκευση αυτών των πληροφοριών.

Αυτό έχει καταστήσει τη διαχείριση αυτών των εγγράφων απλούστερη, καθώς όλα αυτά μπορούν να είναι προσβάσιμα ηλεκτρονικά αντί να χρειάζεται να αποθηκεύονται σε φυσικές τοποθεσίες, όπως ντουλάπια αρχειοθέτησης ή θυρίδες. Ωστόσο, η συνέχιση της ψηφιακής αποθήκευσης εγγράφων σημαίνει επίσης ότι υπάρχει πάντα ο κίνδυνος να διαγραφούν ή να καταστραφούν από κάποιον κακόβουλο ιό.

Εξαιτίας αυτού, πολλές επιχειρήσεις έχουν δημιουργήσει αντίγραφα ασφαλείας, ώστε τα αρχεία τους να μπορούν να ανακτηθούν σε περίπτωση που συμβεί κάτι τέτοιο- ωστόσο, η λήψη αυτών των μέτρων σημαίνει επίσης πρόσθετο φόρτο εργασίας για τη διατήρηση αυτών των αρχείων καθώς και για τη διασφάλιση ότι δεν θα διαγραφούν ή θα καταστραφούν κατά λάθος.

Τι είναι ο σαρωτής εγγράφων  και ποια είναι τα οφέλη του;

Ο σαρωτής εγγράφων είναι μια ηλεκτρονική συσκευή που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη μετατροπή χάρτινων εγγράφων σε ψηφιακά αρχεία. Αυτό επιτρέπει στις επιχειρήσεις να συνεχίσουν να αποθηκεύουν όλα τα έγγραφα ψηφιακά, γεγονός που απλοποιεί την πρόσβαση σε αυτά, ενώ παράλληλα διασφαλίζει ότι όλες οι πληροφορίες διατηρούνται ασφαλείς από ιούς και απώλεια δεδομένων. Η σάρωση των εγγράφων τους παρέχει το ίδιο επίπεδο ασφάλειας με το να βρίσκονται σε ηλεκτρονική μορφή αρχείου, πράγμα που σημαίνει ότι προστατεύονται από φυσικές ζημιές.

Αυτό σημαίνει ότι είναι πολύ πιο εύκολο να παρακολουθείτε ποια έγγραφα βρίσκονται πού και πότε πρόκειται να λήξουν, καθώς και να κάνετε αλλαγές σε αυτά σε περίπτωση που κάτι πρέπει να διορθωθεί. Ο σαρωτής εγγράφων επιτρέπει επίσης στις επιχειρήσεις να είναι πιο αποτελεσματικές όσον αφορά τον προγραμματισμό, καθώς οι υπάλληλοι μπορούν να περνούν γρήγορα από τα έγγραφα χωρίς να ξοδεύουν χρόνο για την οργάνωση και την αρχειοθέτησή τους στη σωστή θέση.

Αυτό διευκολύνει τη διαπίστωση των εγγράφων που πρέπει να αποσταλούν, του πότε δημιουργήθηκαν ή πότε πρέπει να αποσταλούν σε άλλο άτομο ή επιχείρηση.

Γιατί να χρησιμοποιήσετε σαρωτη;

Υπάρχουν μερικοί λόγοι για τους οποίους η χρήση ενός σαρωτή είναι μια πολύ καλή ιδέα σε κάθε επιχείρηση. Πρώτον, η ψηφιοποίηση των χάρτινων αρχείων είναι ένας πολύ καλός τρόπος για την αύξηση της οργάνωσης. Παρόλο που το ντουλάπι αρχειοθέτησης μπορεί να φαίνεται τακτοποιημένο, δεν είναι ασυνήθιστο να χάνονται εκεί πράγματα με την πάροδο του χρόνου.

Ο σαρωτής εγγράφων σε ψηφιακή μορφή σημαίνει ότι μπορείτε να βρίσκετε γρήγορα αυτό που χρειάζεστε, όταν το χρειάζεστε. Η σάρωση σημαίνει επίσης ότι έχετε ένα μόνιμο αρχείο οποιουδήποτε εγγράφου που σαρώνετε στον υπολογιστή σας. Αν το ντουλάπι αρχειοθέτησης σας πιάσει φωτιά αύριο, θα εξακολουθείτε να έχετε τα αρχεία που χρειάζεστε για να ξεκινήσετε την επιχείρησή σας από την αρχή. Ένας άλλος λόγος για να χρησιμοποιήσετε έναν σαρωτή είναι να μειώσετε την ποσότητα χαρτιού που χρησιμοποιείτε.

Δεν λέμε ότι οι επιχειρήσεις πρέπει να καταργήσουν όλο το χαρτί, αλλά αν εκτυπώνετε συμβόλαια και άλλα τέτοια, αλλά μπορείτε να σαρώσετε το αρχείο και να το στείλετε ως συνημμένο στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο αντί να εκτυπώνετε αντίγραφα και να τα δίνετε στα χέρια των ανθρώπων.

Πώς βοηθούν οι σαρωτές την επιχείρησή σας;

Η διαχείριση φυσικών εγγράφων μπορεί να γίνει χρονοβόρα και δύσκολη καθώς αυξάνεται ο όγκος της γραφειοκρατίας. Η σάρωση εγγράφων καθιστά επίσης ευκολότερη την παρακολούθηση και την οργάνωσή τους, καθώς και τη δυνατότητα να κάνετε αλλαγές και προσθήκες σε αυτά σε περίπτωση που χρειαστεί.

Η σάρωση εγγράφων σε ψηφιακή μορφή σημαίνει επίσης ότι μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε αυτά τα αρχεία από οποιαδήποτε τοποθεσία, εφόσον έχετε πρόσβαση στο διαδίκτυο. Αυτό όχι μόνο διευκολύνει την κοινή χρήση εγγράφων με υπαλλήλους που εργάζονται από διαφορετικές τοποθεσίες, αλλά σημαίνει επίσης ότι μπορείτε να έχετε πρόσβαση στις πληροφορίες από οποιαδήποτε συσκευή, συμπεριλαμβανομένου του smartphone ή του tablet σας.

Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε πληροφορίες όποτε το χρειάζεστε, διευκολύνοντας την παρακολούθηση των προθεσμιών, την αποστολή υπενθυμίσεων και την οργάνωση του προγράμματός σας.

Οφέλη από τη χρήση σαρωτής εγγράφων

• Εύκολη οργάνωση: Με έναν σαρωτή, δεν χρειάζεται να οργανώνετε χειροκίνητα κάθε έγγραφο και το αρχείο του
• Το λογισμικό του σαρωτή μπορεί να το κάνει αυτόματα. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ετικέτες ή επισημάνσεις για να βοηθήσετε στην οργάνωση των εγγράφων σας, αν δεν έχετε σαρωτή.
• Ενισχυμένη ασφάλεια: Με τα ψηφιακά αρχεία, μειώνεται η πιθανότητα κάποιος να αλλοιώσει ευαίσθητες πληροφορίες. Εάν ψηφιοποιήσετε τα αρχεία σας, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για το ενδεχόμενο κάποιος να διαγράψει ή να αλλάξει τις πληροφορίες αργότερα.
• Τέρμα η λανθασμένη αρχειοθέτηση: Δεν θα αρχειοθετείτε λάθος τα έγγραφα με έναν σαρωτή, επειδή το λογισμικό θα το κάνει για εσάς.
• Εύκολη συνεργασία: Κατά τη σάρωση εγγράφων, θα πρέπει επίσης να χρησιμοποιείτε τη δυνατότητα αποθήκευσης των αρχείων σε μορφή που επιτρέπει σε άλλους ανθρώπους να έχουν πρόσβαση σε αυτά. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε εύκολα να συνεργαστείτε με άλλα άτομα και να επωφεληθείτε από τις γνώσεις μιας ομάδας.
• Εύκολη πρόσβαση: Μπορείτε να έχετε πρόσβαση στα σαρωμένα έγγραφά σας από οποιαδήποτε συσκευή, είτε βρίσκεστε στο σπίτι, είτε στο γραφείο, είτε σε διακοπές.

Περιορισμοί της χρήσης σαρωτης

Η σάρωση μπορεί να είναι χρονοβόρα: Ανάλογα με τον όγκο των εγγράφων που πρέπει να σαρώσετε και τον τύπο του σαρωτή που χρησιμοποιείτε, η διαδικασία αυτή μπορεί να διαρκέσει πολύ.

Χρειάζεστε έναν σαρωτή: Δεν μπορείτε να σαρώσετε έγγραφα σε χαρτί αν δεν έχετε σαρωτή. Αν δεν έχετε, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια εφαρμογή.

Χρειάζεστε καλό λογισμικό: Ο σαρωτής απλώς διευκολύνει την ψηφιοποίηση εγγράφων- δεν κάνει τη δουλειά για εσάς. Χρειάζεστε καλό λογισμικό σάρωσης που κάνει τη διαδικασία απλή.

Δωρεάν ο καλύτερος σαρωτησ κινητου είτε σε iphone είτε σε android

Το vFlat Scan είναι μια πολύ χρήσιμη εφαρμογή που σας επιτρέπει να σαρώσετε οποιοδήποτε έγγραφο με τον ταχύτερο, ευκολότερο και πιο ευανάγνωστο δυνατό τρόπο. Με αυτήν την εφαρμογή, μπορείτε να ψηφιοποιήσετε ολόκληρα βιβλία απλά τραβώντας μια φωτογραφία κάθε σελίδας, λαμβάνοντας εξαιρετικά αποτελέσματα με φανταστική ποιότητα εικόνας.

Ο καλύτερος σκανερ χειρος

Για να χρησιμοποιήσετε το vFlat Scan, τραβήξτε φωτογραφίες επιτόπου ή επιλέξτε φωτογραφίες από τη συλλογή σας. Είτε έτσι είτε αλλιώς, η εφαρμογή εφαρμόζει αυτόματα ένα εφέ ισοπέδωσης στις σελίδες και σας βοηθά να επιλέξετε τον χώρο που θέλετε να σαρώσετε. Χάρη σε αυτές τις δυνατότητες και τη γενική βελτίωση της εικόνας της εφαρμογής, τα τελικά αποτελέσματα είναι τόσο καλά, που φαίνεται ότι σαρώσατε τα πάντα.

Μια άλλη χρήσιμη δυνατότητα που προσφέρει αυτή η εφαρμογή είναι η δυνατότητα συγκέντρωσης όλων των σαρωμένων σελίδων σε ένα έγγραφο, ώστε να μπορείτε να το διαβάσετε σαν βιβλίο ή περιοδικό από το εξώφυλλο μέχρι το εξώφυλλο. Χάρη σε αυτή τη δυνατότητα, το vFlat Scan κάνει την ψηφιοποίηση βιβλίων ή μεγάλων εγγράφων μια απόλυτη αύρα.

Η Εφαρμογη σκανερ δωρεαν, Scanner εγγραφων

Τέλος, αυτή η εφαρμογή έχει αυτόματη ανίχνευση αριθμών και επιτρέπει την ταξινόμηση σελίδων, που και τα δύο βελτιστοποιούν τη διαδικασία σάρωσης. Κατεβάστε αυτήν την εφαρμογή για να σαρώσετε ό,τι θέλετε με απλό και ευανάγνωστο τρόπο με τη βοήθεια πολλών χρήσιμων λειτουργιών, οι οποίες έχουν σχεδιαστεί για να σας βοηθήσουν να οργανώσετε τα βιβλία, τα κόμικ και τα περιοδικά σας χωρίς να χάσετε ούτε μια σελίδα.

Ένα δωρεάν απλό σαρωτή, σαρωτησ iphone, σαρωτησ android και σε μορφή PDF

Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε ως δωρεάν, απλό σαρωτή. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη σάρωση πολλών σελίδων σε μορφή PDF ή JPG. Μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί ως δωρεάν εργαλείο OCR για την αναγνώριση κειμένου σε σαρωμένες εικόνες.

Είναι μια πολύ απλή και εύχρηστη εφαρμογή.

Μπορείτε να επιλέξετε μεταξύ PDF και JPG ως μορφή εξόδου.

Μπορείτε να προσαρμόσετε την ποιότητα της εικόνας.

Μπορείτε επίσης να το χρησιμοποιήσετε ως ένα δωρεάν, απλό εργαλείο OCR.

Μπορείτε επίσης να το χρησιμοποιήσετε για να μετατρέψετε μια λίστα σελίδων σε PDF.

Συμπέρασμα

Ο σαρωτής μπορεί να είναι ένα πολύ χρήσιμο εργαλείο αν έχετε πολλά έγγραφα που πρέπει να ψηφιοποιήσετε. Μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο και να διευκολύνει την οργάνωση των εγγράφων σας. Είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι έχετε έναν σαρωτή που λειτουργεί καλά και είναι εύχρηστος.

Είναι επίσης σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι έχετε το κατάλληλο λογισμικό για την οργάνωση των εγγράφων σας, ώστε να μπορείτε να βρίσκετε εύκολα αυτό που χρειάζεστε όταν το χρειάζεστε. Τώρα που γνωρίζετε τι είναι ένας σαρωτής και τι μπορεί να κάνει για την επιχείρησή σας, ίσως θελήσετε να μάθετε πού μπορείτε να αγοράσετε έναν για το γραφείο σας.